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Wie setze ich mein Geschäftsessen von der Steuer ab?

Geschäftsleute sind sehr oft auf Reisen, übernachten in Hotels und gehen natürlich auch in schicken Restaurants essen. Nicht immer, um des persönlichen Vergnügen willen, sondern überwiegend weil das eine angenehme Art ist, über das Geschäft zu sprechen. Damit das Ganze aber auch steuerlich als Arbeitsessen deklariert und nicht als Privatvergnügen abgestempelt wird, müssen einige Formalitäten beachtet werden. Diese sind nicht nur für den Betriebsausgabeabzug erforderlich, sondern müssen eingehalten werden, damit das Finanzamt nichts zu meckern hat.

Richtlinien
Bewirtungskosten werden von den Finanzämtern häufig nicht anerkannt. Der Grund dafür liegt nicht bei der Institution, sondern an der formalen Umsetzung des Steuerzahlers. Es gibt einfach ein paar Richtlinien, an die man sich halt sollte:

Bei Bewirtungen in Restaurants muss ein besonderer Belegnachweis erfüllt werden.
Dieser Nachweis kann auf einem Vordruck erfolgen. Dieser ist oft schon auf der Rückseite einer Restaurantrechnung vorbereitet. Natürlich können Sie diesen Nachweis auch über ein gesondertes Dokument erbringen. Dieses muss dann mit der Rechnung zusammengeführt werden – bspw. durch Aneinanderheften.

Auf diesem Nachweis sollten folgende Angaben vermerkt werden:

- Anlass der Bewirtung (sehr genau – Angaben wie „Arbeitsgespräch“ genügen in der Regel nicht)
- Namen der bewirteten Person
- Unterschrift des Bewirtenden (also des Gastgebers)

Handschriftliche Rechnungen oder Quittungen genügen nicht – Das Finanzamt akzeptiert stets nur maschinell erstellte. Darauf muss eine Registriernummer und Rechnungsnummer stehen.

In dem Restaurant werden keine maschinellen Quittungen ausgestellt – was nun?
Hier empfiehlt es sich, trotzdem eine handschriftliche Rechnung einzureichen. Allerdings sollte man den Gastwirt bitten, darauf zu vermerken, dass er aus technischen Gründen keine maschinelle Quittung ausstellen kann.

Welche Angaben muss eine ordnungsgemäße Quittung erhalten?
Um die Chancen auf Anerkennung beim Finanzamt zu erhöhen, sollten auf der Quittung verschiedene Daten vermerkt sein:

- Name und Anschrift der Gaststätte
- Tag der Bewirtung (maschinell eingedruckt)
- exakte Bezeichnung der verzehrten Speisen (z.B. „Menü 1“, „Tagesgericht 2“ – allgemeine Angaben wie „Speisen und Getränke“ genügen nicht)
- Rechnungsbetrag in einer Summe inklusive Mehrwertsteuer und Steuersatz
- Rechnungsausstellungsdatum (auch wenn dieses identisch mit dem Bewirtungsdatum ist)
- Name des bewirteten Steuerpflichtigen

Wussten Sie?
Bei Beträgen unter 150 Euro kann man übrigens auf den Namen des bewirteten Steuerpflichtigen verzichten. Dafür sollten bei Beträgen über dieser Summe, zusätzlich zu den oben bereits aufgeführten Angaben, noch weitere Daten aufgeführt werden:

- Gesonderter Ausweis nach Rechnungsbetrag (aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, Mehrwertsteuersatz und Mehrwertsteuerbetrag in Euro)
- Anschrift des Bewirtenden (eine handschriftliche Ergänzung des Wirtes kann ausreichen)
- Steuer- oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Restaurants

Hält man sich an diese Anforderungen, sollten Sie, was Ihre Abrechnung beim Finanzamt angeht, auf der sicheren Seite sein!

Viel Erfolg und guten Hunger bei Ihrem nächstem Geschäftsessen.

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